Projektpriorisierung: ein Portfolio bewusst entscheiden

Projekte zu priorisieren heißt, eine Frage zu beantworten, der die meisten Organisationen ausweichen: Welche Projekte starten, welche warten und welche hören auf — gemessen an dem, was wir tatsächlich besetzen und finanzieren können. Eine Rangliste, die nie auf die Kapazität trifft, ist keine Priorisierung, sondern eine Meinungsumfrage, und alles darauf bleibt offen.

Nach wenigen Kriterien bewerten — und stets nach denselben

Vier oder fünf Kriterien genügen: Beitrag zur Strategie, erwarteter Nutzen, Kosten, Risiko und mitunter regulatorische Pflicht. Darüber hinaus wird die Bewertung unlesbar, und jedes Projekt findet die Spalte, in der es glänzt. Wichtiger als die Zahl der Kriterien ist, dass sie für alle Projekte identisch und von Zyklus zu Zyklus stabil sind — sonst vergleicht man Ranglisten und keine Projekte.

Eine Bewertung ist eine Eingabe, nicht die Entscheidung

Die Bewertung ergibt eine Reihenfolge. Sie ergibt keinen Plan. Zwei gleich bewertete Projekte können dieselben drei Personen im selben Quartal verlangen, und nur eines geht. Die Entscheidung entsteht, wenn man die Rangliste hinabgeht und dort anhält, wo die Kapazität endet: Diese Linie ist das reale Portfolio, und alles darunter muss es ausdrücklich gesagt bekommen.

Pflichtprojekte kommen zuerst heraus

Regulatorik-, Sicherheits- und Support-Ende-Projekte werden nicht entschieden: Sie verbrauchen Kapazität, bevor überhaupt jemand bewertet. Sie in dieselbe Rangliste wie freiwillige Vorhaben zu stellen, verzerrt die ganze Übung, denn sie werden ohnehin gemacht. Nehmen Sie sie heraus, ziehen Sie ab, was sie verbrauchen, und entscheiden Sie über den Rest — meist ein deutlich kleineres Budget als gedacht.

In einem Takt neu entscheiden, nicht auf Zuruf

Ein einmal jährlich priorisiertes Portfolio ist ab dem vierten Monat Fiktion. Ein bei jeder Anfrage neu entschiedenes Portfolio ist Chaos. Der gangbare Mittelweg ist ein fester Zyklus — für die meisten Organisationen quartalsweise —, in dem neue Kandidaten gegen die laufenden gestellt werden, samt der Möglichkeit, etwas zu beenden. Ein Portfolio, in dem nie etwas endet, hat keine Priorisierung, gleich welches Bewertungsmodell es führt.

Entscheiden mit FoxPlan

FoxPlan führt Bewertungskriterien, Kosten und Ressourcenbedarf an denselben Portfolioobjekten, sodass sich eine Rangfolge gegen die verfügbare Kapazität lesen lässt und nicht nur daneben. Szenarien erlauben, eine Entscheidung zu erproben — dieses Projekt hinein, jenes um ein Quartal verschoben — und ihre Wirkung auf Auslastung und Budget vor der Zusage zu sehen; der Baum der strategischen Ziele zeigt, wem das gewählte Portfolio tatsächlich dient.