Leitfaden
Auslastungsplan: aufbauen und wirklich damit steuern
Ein Auslastungsplan stellt das, was Ihre Teams leisten können, dem gegenüber, was Ihre Projekte verlangen — und zeigt Überlastungen, solange noch Zeit zum Handeln bleibt.
Ein Auslastungsplan stellt zwei Größen im Zeitverlauf nebeneinander: die Kapazität — was ein Team tatsächlich leisten kann — und die Last — was die zugesagten Projekte verlangen. Wo die Last die Kapazität übersteigt, ist der Plan noch nicht in Verzug, wird es aber sein. Der ganze Nutzen der Übung besteht darin, diese Lücke Wochen im Voraus zu sehen statt am Termin.
Von der Nettokapazität ausgehen, nicht von der Kopfzahl
Zehn Personen bedeuten nicht zehn Personen Projektarbeit. Ziehen Sie Urlaub, Feiertage, Teilzeit, Betrieb und Support sowie den Zeitanteil ab, der nie auf einem Projekt landet. Die Nettokapazität liegt oft bei 60 bis 75 % der Bruttokapazität. Ein auf Bruttokapazität gebauter Auslastungsplan ist konstruktionsbedingt optimistisch und verliert bei der ersten Abweichung seine Glaubwürdigkeit.
Die Last kommt aus dem Plan, nicht aus Meinungen
Die Last ist die Summe der Zuweisungen jeder Person über alle Projekte hinweg, verteilt auf die Perioden, in denen die Aufgaben terminiert sind. Deshalb lässt sich der Auslastungsplan nicht getrennt vom Terminplan pflegen: Sobald eine Aufgabe verrutscht, wandert die Last mit. Ein von Hand in eine Tabelle übertragener Auslastungsplan ist am Tag seiner Verteilung bereits veraltet.
Das Histogramm lesen
Dauerhafte Überlastung ist das offensichtliche Signal, aber nicht das einzige. Wechselnde Spitzen und Täler bei derselben Person deuten meist auf ein Reihenfolgeproblem hin und nicht auf fehlendes Personal; ein chronisch unterlastetes Profil zeigt häufig eine ungenutzte Kompetenz. Lesen Sie den Plan nach Rolle oder Kompetenz ebenso wie nach Person — die Antwort heißt selten Einstellung.
Was gegen eine Überlastung hilft
Vier Hebel, nach steigenden Kosten: die Arbeit innerhalb des vorhandenen Puffers glätten, eine Aufgabe in eine ruhigere Periode verschieben, sie einer anderen Ressource mit passender Kompetenz zuweisen, oder abwägen — ein weniger wichtiges Projekt verschieben oder streichen. Der letzte Hebel ist eine Portfolio- und keine Projektentscheidung; genau deshalb muss die Auslastung über alle Projekte hinweg betrachtet werden.
Umsetzung in FoxPlan
FoxPlan bildet das Auslastungshistogramm aus den Zuweisungen aller Projekte des Portfolios, gegen eine Kapazität, die Kalender, Abwesenheiten und Teilzeit bereits berücksichtigt. Überlastungen lassen sich nach Ressource, Kompetenz oder Projektpriorität lesen, und jede Planänderung aktualisiert die Sicht sofort.
