Guía
Plan de carga: cómo construirlo y usarlo para dirigir
El plan de carga confronta lo que sus equipos pueden producir con lo que exigen sus proyectos, y muestra las sobrecargas cuando todavía hay tiempo de actuar.
Un plan de carga sitúa dos magnitudes una junto a otra en el tiempo: la capacidad —lo que un equipo puede producir realmente— y la carga —lo que exigen los proyectos comprometidos—. Allí donde la carga supera a la capacidad, la planificación aún no va con retraso, pero lo irá. Todo el interés del ejercicio es ver esa brecha con varias semanas de antelación en lugar de en la fecha límite.
Partir de la capacidad neta, no de la plantilla
Diez personas no equivalen a diez personas de trabajo de proyecto. Reste vacaciones, festivos, jornadas parciales, actividades de explotación y soporte, y la parte del tiempo que nunca aterriza en un proyecto. La capacidad neta suele situarse entre el 60 y el 75 % de la bruta. Un plan de carga construido sobre la capacidad bruta es optimista por construcción y perderá credibilidad a la primera desviación.
La carga viene de la planificación, no de las opiniones
La carga es la suma de las asignaciones de cada persona en todos los proyectos en los que interviene, repartida sobre los periodos en que las tareas están planificadas. Por eso el plan de carga no puede mantenerse aparte de la planificación: en cuanto una tarea se desplaza, la carga se mueve con ella. Un plan de carga reintroducido a mano en una hoja de cálculo caduca el día en que se distribuye.
Leer el histograma
La sobrecarga sostenida es la señal evidente, pero no la única. La alternancia de picos y valles en una misma persona suele revelar un problema de secuencia más que de plantilla; un perfil crónicamente infracargado señala a menudo una competencia mal aprovechada. Lea el plan por rol o por competencia tanto como por individuo: la respuesta rara vez es contratar.
Qué hacer con una sobrecarga
Cuatro palancas, por coste creciente: nivelar el trabajo dentro de la holgura disponible, desplazar una tarea a un periodo tranquilo, reasignarla a otro recurso con la competencia adecuada, o arbitrar: aplazar o abandonar un proyecto menos prioritario. La última palanca es una decisión de cartera, no de proyecto, y por eso la carga debe mirarse en todos los proyectos a la vez.
Hacerlo en FoxPlan
FoxPlan construye el histograma de carga a partir de las asignaciones de todos los proyectos de la cartera, frente a una capacidad que ya tiene en cuenta calendarios, ausencias y jornadas parciales. Las sobrecargas se leen por recurso, por competencia o por prioridad de proyecto, y cualquier cambio en la planificación actualiza la vista de inmediato.
