Guia
As atividades mais demoradas do PMO — e como as reduzir
O PMO perde a maior parte do tempo a recolher e consolidar dados. É precisamente o que uma ferramenta pode absorver.
O escritório de gestão de projetos tornou-se essencial para guiar as organizações em projetos complexos, alinhá-las com a estratégia e usar os recursos com eficiência. Ainda assim, muitos profissionais de PMO acabam absorvidos por tarefas de rotina, administração e gestão de dados.
Para onde vai realmente o tempo
Perseguir pontos de situação, voltar a digitar números vindos de folhas de cálculo, refazer todos os meses a mesma apresentação, reconciliar o orçamento com a área financeira e responder a perguntas pontuais do tipo «quantos projetos estão atrasados?». Nada disto é análise: é tudo consolidação.
Normalizar antes de automatizar
A automatização só ajuda a partir do momento em que os projetos se descrevem da mesma maneira: mesmos estados, mesmas fases, mesmos campos. Um modelo comum modesto vale mais do que um relatório sofisticado construído sobre entradas heterogéneas.
Deixar os dados virem ter consigo
Quando as equipas de projeto trabalham na mesma ferramenta, a consolidação deixa de ser uma atividade. O FoxPlan deduz os painéis de carteira, a capacidade e o orçamento diretamente dos projetos — o tempo do PMO passa da recolha para o arbítrio.
