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Priorização de projetos: como arbitrar um portefólio
Pontuar projetos é fácil. Decidir quais param é a parte difícil — e só acontece quando a classificação encontra a capacidade.
Priorizar projetos é responder a uma pergunta que a maioria das organizações evita: dado aquilo que conseguimos realmente afetar e financiar, que projetos arrancam, quais esperam e quais param. Uma lista ordenada que nunca é confrontada com a capacidade não é uma priorização — é uma sondagem de opinião, e tudo o que nela figura continua em aberto.
Pontuar com poucos critérios, e sempre os mesmos
Quatro ou cinco critérios bastam: contributo para a estratégia, valor esperado, custo, risco e por vezes obrigação regulamentar. Para além disso, a nota torna-se ilegível e cada projeto encontra a coluna onde brilha. O que conta muito mais do que o número de critérios é que sejam idênticos para todos os projetos e estáveis de um ciclo para o outro — caso contrário comparam-se classificações, não projetos.
Uma nota é uma entrada, não a decisão
A pontuação dá uma ordem. Não dá um plano. Dois projetos com a mesma nota podem exigir as mesmas três pessoas no mesmo trimestre, e só um passará. A decisão aparece quando se desce a classificação e se para no ponto em que a capacidade se esgota: essa linha é o portefólio real, e tudo o que fica abaixo tem de o ouvir explicitamente.
Os projetos obrigatórios saem primeiro
Os projetos regulamentares, de segurança ou de fim de suporte não se arbitram: consomem capacidade antes de alguém pontuar seja o que for. Colocá-los na mesma classificação que os discricionários falseia todo o exercício, uma vez que serão feitos de qualquer forma. Retire-os, subtraia o que consomem e arbitre sobre o que sobra — é geralmente um envelope bem menor do que o previsto.
Rearbitrar a um ritmo, não a pedido
Um portefólio priorizado uma vez por ano é ficção ao quarto mês. Um portefólio rearbitrado a cada pedido é um caos. O meio praticável é um ciclo fixo — trimestral para a maioria das organizações — em que os novos candidatos são comparados com os já em curso, com a possibilidade de parar algum. Um portefólio onde nada para nunca não tem priorização, qualquer que seja o seu modelo de pontuação.
Arbitrar com o FoxPlan
O FoxPlan sustenta os critérios de pontuação, o custo e a procura de recursos nos mesmos objetos de portefólio, pelo que uma classificação se lê frente à capacidade disponível e não ao lado dela. Os cenários permitem testar uma arbitragem — este projeto dentro, aquele adiado um trimestre — e ver o efeito na carga e no orçamento antes de assumir o compromisso; a árvore de objetivos estratégicos mostra o que o portefólio retido serve realmente.
